看看外貿(mào)大牛是如何接待客戶成單的？附上攻略!---尤溪外貿(mào)網(wǎng)站推廣-尤溪googled 推廣-尤溪google 優(yōu)化

客戶出行拜訪花費(fèi)代價(jià)是很大的，如果客戶能來(lái)公司參觀，意味著將有很大的合作可能性，但同時(shí)客戶也可能，會(huì)到很多其他的工廠拜訪。---尤溪外貿(mào)網(wǎng)站推廣-尤溪googled 推廣-尤溪google 優(yōu)化

那如何在一眾供應(yīng)商里脫穎而出，安排一個(gè)精致的用心的接待，讓客戶感受到我們的專業(yè)，并選擇與我們合作！回顧學(xué)習(xí)：外貿(mào)人2023年如何做好客戶來(lái)訪接待？

一個(gè)精致的用心的接待流程應(yīng)該是這樣的：

1、協(xié)助客戶辦理邀請(qǐng)函

通常經(jīng)常來(lái)訪中國(guó)的客戶，不需要我們協(xié)助發(fā)邀請(qǐng)函，但是客戶第一次來(lái)訪中國(guó)，或者之前辦理的中國(guó)簽證已經(jīng)失效，重新辦理簽證，客戶會(huì)需要我們協(xié)助發(fā)送邀請(qǐng)函，通常情況下簽字蓋章后回傳給對(duì)方即可。

XXXXX Company

Address:XXXXXXXXXXXX(邀請(qǐng)方)

Invitation Letter

Nov. XX，2022

To whom it may concern:

We would like to inform you that _______ is our important customer in _______（Country） and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters,herein we invite the following person to come to China:

Full Name:

Nationality :

Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China.

We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.---尤溪外貿(mào)網(wǎng)站推廣-尤溪googled 推廣-尤溪google 優(yōu)化

Best regardsXXXXXXPosition(邀請(qǐng)方信息)

Company:

SignatureStamp

2. 確定來(lái)訪日期、人數(shù)及行程計(jì)劃

我們需要確認(rèn)客戶的到訪時(shí)間，同行人數(shù)，是否需要安排接機(jī)，根據(jù)情況協(xié)助客戶預(yù)定酒店。

注意：并不是所有的客人都需要安排接機(jī)和預(yù)定酒店的，有的客人經(jīng)常在國(guó)內(nèi)采購(gòu)，有可能會(huì)自己到工廠來(lái)的。

如果客戶需要我們協(xié)助預(yù)定酒店，則需要了解他們能承受的價(jià)位，他們路線安排以確定合適的酒店地址，客戶的人數(shù)和房型，是否吸煙等。

根據(jù)客戶的情況，提供一些可以選擇的酒店建議，最好提供相應(yīng)的網(wǎng)址，讓客戶自行確定最終下榻的酒店。

我曾經(jīng)接待過(guò)一位英國(guó)的客戶，因?yàn)轫?xiàng)目原因多次來(lái)訪公司，他會(huì)更傾向于希爾頓這類(lèi)國(guó)外品牌酒店，而不是當(dāng)?shù)氐闹缶频?，詢?wèn)后才知道原來(lái)希爾頓配有健身設(shè)施，而這個(gè)客戶正是健身愛(ài)好者，就比較鐘情有健身設(shè)施的酒店啦~

3. 工廠協(xié)助

客人拜訪工廠，對(duì)辦公室、展廳、產(chǎn)線做徹底的清掃，并做好檢查。

注意生產(chǎn)線是一定會(huì)參觀的，那么我們需要，提前一天與工廠溝通，在客戶來(lái)的當(dāng)天一定要保持技術(shù)部，生產(chǎn)線，倉(cāng)庫(kù)的整潔，以及規(guī)范生產(chǎn)不要胡亂堆放，還要保證品質(zhì)測(cè)試設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

關(guān)于設(shè)備測(cè)試的運(yùn)轉(zhuǎn)，這個(gè)是很重要的，有一些工廠，有部分的測(cè)試設(shè)備，平時(shí)是不開(kāi)啟的，那么如果客人來(lái)了公司，看到我們的測(cè)試設(shè)備沒(méi)有運(yùn)轉(zhuǎn)，那客人會(huì)對(duì)我們產(chǎn)生懷疑，是不是對(duì)于他的訂單也這么隨意，所以這個(gè)不要忽略哦。---尤溪外貿(mào)網(wǎng)站推廣-尤溪googled 推廣-尤溪google 優(yōu)化

如果公司大廳有顯示器的，我們還可以提前制作一個(gè)歡迎牌，這樣客人一進(jìn)公司就能看見(jiàn)，讓客人感覺(jué)其受到重視。

4. 分析客戶，了解拜訪目的做預(yù)案

1. 分析客戶是零售商、批發(fā)商、還是貿(mào)易商？區(qū)域市場(chǎng)包括哪些？主要從事什么產(chǎn)品？公司背景、公司實(shí)力、經(jīng)營(yíng)狀況、經(jīng)營(yíng)范圍。

2. 客戶此次來(lái)訪的目的、主要對(duì)什么產(chǎn)品感興趣，一旦采購(gòu)產(chǎn)品用途是什么，客人目前的市場(chǎng)情況，已有的產(chǎn)品線，客人在市場(chǎng)上遇到的問(wèn)題，我們可以怎么解決。

3. 通過(guò)和客人的往來(lái)郵件，了解客人關(guān)注的點(diǎn)在哪里，是對(duì)某一個(gè)產(chǎn)品的興趣很大？是價(jià)格？品質(zhì)？售后？還是需要新品開(kāi)拓市場(chǎng)？還可以根據(jù)客戶的重要性，來(lái)決定是否需要?jiǎng)訂T團(tuán)隊(duì)，一起在客戶來(lái)訪前，召開(kāi)一個(gè)客戶分析研討會(huì)，大家一起頭腦風(fēng)暴。

5. 準(zhǔn)備樣品以及產(chǎn)品目錄冊(cè)

樣品的重要性大家都知道，我們一定要把會(huì)議中需要的樣品提前準(zhǔn)備好，不能有瑕疵，確保能夠正常工作，有時(shí)候客戶會(huì)現(xiàn)場(chǎng)直接測(cè)試使用樣品。

除了客人感興趣的樣品，我們也可以準(zhǔn)備一些其他的樣品，作為備選給客人參考。

除了樣品之外，我們要準(zhǔn)備充足的目錄冊(cè)，產(chǎn)品資料，確保每一位到訪的客人都有一份。

我們要提前把資料放到會(huì)議室的電腦上，保證當(dāng)天能夠正常使用，包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備，以及客戶相關(guān)需要展示的文件資料，自己公司的實(shí)力資料等。---尤溪外貿(mào)網(wǎng)站推廣-尤溪googled 推廣-尤溪google 優(yōu)化

企業(yè)介紹PPT的內(nèi)容建議：

①企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、市場(chǎng)分析、合作伙伴；

②清晰的組織結(jié)構(gòu)圖；

③客戶服務(wù)流程、企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、投訴渠道、處理流程；

④研發(fā)隊(duì)伍的實(shí)力、歷史榮譽(yù)、樣品室的參觀、負(fù)責(zé)人的資歷介紹、榮譽(yù)證書(shū)、各種認(rèn)證。

另外我們可以在會(huì)議室備好咖啡、茶水及一些小餅干糖果之類(lèi)的。

6. 準(zhǔn)備禮物

我們還可以根據(jù)客戶的重要性，來(lái)判斷是否需要準(zhǔn)備一些禮品之類(lèi)的。

禮品不一定要非常貴重，其實(shí)歐美大部分國(guó)家的客戶，很喜歡那些有中國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)格的禮品。

如果是項(xiàng)目對(duì)雙方都很重要的，我們可以準(zhǔn)備點(diǎn)有紀(jì)念意義的禮品，曾經(jīng)我們就做了一個(gè)產(chǎn)品模型送給客人，客人高興壞了，畢竟這個(gè)是外面買(mǎi)不到的。

7. 會(huì)務(wù)洽談

引領(lǐng)客戶在會(huì)議時(shí)入座，準(zhǔn)備茶水，交換名片自我介紹，播放PPT幻燈片，進(jìn)行公司和產(chǎn)品介紹，公司產(chǎn)品所有的質(zhì)量認(rèn)證和以往的成功案例。---尤溪外貿(mào)網(wǎng)站推廣-尤溪googled 推廣-尤溪google 優(yōu)化

關(guān)于交換名片，如果在客人很多的時(shí)候，我們不一定要收到名片后馬上整理起來(lái)，我們可以根據(jù)客人落座的順序依次擺放好，這樣在交談的時(shí)候我們也能夠知道他的職位以及關(guān)注的點(diǎn)。

在講解公司介紹的時(shí)候，我們不要一味的自顧自的說(shuō)，在講解的過(guò)程中看看客人的反饋，是否有什么疑惑，或者哪些點(diǎn)感興趣我們可以重點(diǎn)講解。

在講解完之后最重要的洽談環(huán)節(jié)了，了解客戶的關(guān)注點(diǎn)，并分享我們的方案，在洽談環(huán)節(jié)的時(shí)候，除了我們解答客戶的問(wèn)題，千萬(wàn)別忘了，我們也要從客人那里收集到我們之前沒(méi)有的信息，以便我們更好了解客戶，調(diào)整我們的策略。

如果能夠在會(huì)議上敲定的訂單細(xì)節(jié)，盡量在會(huì)議中完成，以便后續(xù)快速成單。

8. 會(huì)議記錄

會(huì)議記錄很重要的，防止我們遺漏某些信息，畢竟大部分時(shí)候的會(huì)議時(shí)間會(huì)很長(zhǎng)。而且對(duì)于會(huì)后的復(fù)盤(pán)也是非常有用的，至于是否需要錄音筆，這個(gè)就看個(gè)人需求了。

9. 參觀工廠在帶領(lǐng)客戶參觀工廠的時(shí)候，我們最好是按照整個(gè)生產(chǎn)流程來(lái)參觀，以便與客戶更好的理解這個(gè)生產(chǎn)過(guò)程。

另外在參觀的過(guò)程中，我們可以重點(diǎn)帶客戶，了解整個(gè)生產(chǎn)品質(zhì)的把控，來(lái)料檢驗(yàn)，生產(chǎn)線上半成品的抽樣檢驗(yàn)，以及最后的成品檢驗(yàn)，檢測(cè)的數(shù)據(jù)，內(nèi)容，設(shè)備等等，當(dāng)我們把一套完整的品質(zhì)把控，呈現(xiàn)在客人面前的時(shí)候客人也會(huì)明白我們對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的負(fù)責(zé)程度。---尤溪外貿(mào)網(wǎng)站推廣-尤溪googled 推廣-尤溪google 優(yōu)化

如果我們有研發(fā)部門(mén)，我們也可以帶客人看一看，讓客人明白我們一直有在做新品的研發(fā)或者產(chǎn)品升級(jí)。

10. 餐飲安排

如果是中午，客人時(shí)間比較緊迫，或者不愿意外出，我們可以提前準(zhǔn)備一些外賣(mài)，如果是下午結(jié)束的話，我們可以外出用餐。

注意在用餐的時(shí)候，我們已經(jīng)要記得征求客人的意見(jiàn)，避免因?yàn)槟承┎煌瑐鹘y(tǒng)習(xí)俗造成了不好的影響，例如部分印度客人不吃牛肉，伊斯蘭教的客人不吃豬肉。

另外，我們也可以試著詢問(wèn)，客戶是否需要什么酒水，不是所有的歐洲人都喜歡喝紅酒，有的歐洲的客人，晚餐會(huì)喜歡喝啤酒放松自己。

在用餐時(shí)間，我們可以與客戶閑聊，拉近距離，還能知道客人的喜好。

第一次見(jiàn)面

如果剛見(jiàn)面，可以問(wèn)對(duì)方旅途感受、是否有時(shí)差困難、第幾次來(lái)中國(guó)、都到過(guò)中國(guó)的哪些城市、對(duì)中國(guó)的印象如何、是否喜歡中國(guó)的食物、本國(guó)的天氣如何、打算在中國(guó)待多長(zhǎng)時(shí)間等

比較熟悉的客戶

如果比較熟了，則可以聊聊業(yè)余愛(ài)好、體育、電影、家庭等無(wú)傷大雅的話題。比較忌諱，詢問(wèn)對(duì)方的年齡和收入，忌評(píng)論對(duì)方國(guó)家的政治。

11. 拜訪結(jié)束

參觀結(jié)束后，我們可以根據(jù)情況，看是否需要贈(zèng)送禮品。

不要忘了咨詢客戶是否可以拍照，包括人員合影、外商與你們公司/廠銘牌的合影等，這些資料以后很有用處。

如時(shí)間允許，也可根據(jù)客戶的意見(jiàn)，適當(dāng)安排娛樂(lè)購(gòu)物等活動(dòng)，有些客戶比較隨意，可以安排一些中國(guó)特色的活動(dòng)，比如喝茶、看戲、參觀景點(diǎn)等等，也有客戶會(huì)提出去購(gòu)物，如電子產(chǎn)品、服裝等。---尤溪外貿(mào)網(wǎng)站推廣-尤溪googled 推廣-尤溪google 優(yōu)化

盡量親自再把客戶送到機(jī)場(chǎng)或者指定的地方，有些客戶不喜歡麻煩人，這樣送至酒店即可。

后續(xù)工作

復(fù)盤(pán)，整理會(huì)議記錄，將我們雙方，已經(jīng)達(dá)成一致的內(nèi)容，整理成文件發(fā)送回給客戶，以便快速成單，并在郵件中對(duì)客戶的來(lái)訪表示感謝。